Kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında bilgilendirme

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi kapsamında, datacleand olarak kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi, hangi hukuki sebeplere dayandığımızı, kimlerle paylaştığımızı ve sahip olduğunuz hakları aşağıda açıklıyoruz.

01Veri sorumlusunun kimliği

Veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden tüzel kişilik: KCA TEKNOLOJİ A.Ş. ("datacleand").

• Ticari unvan: KCA Teknoloji Anonim Şirketi
• MERSİS No: [MERSİS numarası — KCA name change finalize olduktan sonra eklenecek]
• Adres: [Tescilli iş adresi — İstanbul]
• İletişim: info@datacleand.com

02İşlenen kişisel veriler

Sizinle iletişime geçtiğimiz veya sizinle ön görüşme yaptığımız süreçlerde aşağıdaki kişisel verilerinizi işliyoruz:

• Kimlik ve iletişim verileri: ad-soyad, görev/unvan, çalıştığınız şirketin adı, telefon numarası, e-posta adresi.
• İletişim içerik verileri: sesli arama kayıtları (mp3/wav), arama transkriptleri, WhatsApp mesaj içerikleri, e-posta yazışmaları.
• Etkileşim metaverisi: arama tarihi-saati, arama süresi, geri dönüş zamanı, görüşme sonucu (qualified / not interested / opt-out vb.).
• Şirketinize ilişkin firmografi: sektör, çalışan sayısı, faaliyet bölgesi, kamuya açık kaynaklardan toplanan iş bilgileri (MERSİS, ticaret sicil gazetesi, web sitesi).

Açık rızanız olmadıkça özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik, dini görüş vb.) işlemiyoruz. Ses kaydınız üzerinden ses tanıma (speaker recognition) veya ses klonlama (voice cloning) yapmıyoruz.

03İşleme amaçları

Kişisel verilerinizi şu amaçlarla işliyoruz:

• Sizinle B2B ticari iletişim kurmak ve veri lisanslama programımızla ilgili ön görüşme yapmak,
• İlginizi değerlendirmek ve uygunsa Batuhan Keleş ile insan görüşmesine yönlendirmek,
• Tercihinize uygun şekilde sizinle yeniden iletişim kurmak veya iletişim listemizden çıkarmak,
• İYS (İleti Yönetim Sistemi) opt-out kayıtlarını yönetmek ve yasal raporlama yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• KVKK ve diğer ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirmek (denetim izi, hukuki uyuşmazlık savunması vb.).

04Hukuki sebepler

Kişisel verilerinizi aşağıdaki KVKK madde 5/2 hukuki sebeplere dayanarak işliyoruz:

• 5/2-f — Meşru menfaat: B2B ticari ön görüşme ve potansiyel iş ilişkisi kurma faaliyetleri, sizin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermeyecek şekilde yürütülmektedir. Kayıtlı tacir/esnaf statüsündeki şirketlerle iletişim, İYS Yönetmeliği 6/2 muafiyeti kapsamında ön onay gerektirmez; bununla birlikte aramayı reddetme talepleriniz 3 iş günü içinde işleme alınır.
• 5/2-c — Sözleşmenin ifası: Sizinle sözleşmesel ilişki kurulması halinde, sözleşmeye konu yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• 5/2-ç — Hukuki yükümlülük: İYS raporlama, vergi mevzuatı, ticari defter tutma vb.
• 5/1 — Açık rıza: Özel nitelikli kişisel veri işleme veya yukarıdaki sebeplerin uygulanmadığı durumlar için sizden açıkça rıza talep ederiz.

05Yapay zeka destekli sesli asistan kullanımı

Bazı outbound (sizden bize değil, bizden size yönelik) aramalar yapay zeka destekli sesli asistan tarafından yürütülmektedir. Bu durumda:

• Görüşmenin başında, sesli asistan tarafından konuşulduğunu açıkça beyan ederiz.
• Görüşme kayıt altına alınır ve KVKK kapsamında işlenir.
• Sizden devam etmememizi istemeniz halinde, görüşme derhal sonlandırılır ve telefon numaranız opt-out listesine eklenir.
• Yapay zeka sisteminin verdiği yanıtların bağlayıcı bir taahhüt olarak yorumlanmamasını rica ederiz; fiyat, sözleşme şartları ve resmi taahhütler insan (Batuhan Keleş) tarafından yapılır.

Bu yaklaşım, KVKK'nın 24 Kasım 2025 tarihli Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi'nde yer alan şeffaflık prensibiyle uyumludur.

06Aktarımlar

Kişisel verileriniz, hizmet ve operasyon süreçlerimizin doğal bir parçası olarak aşağıdaki kategorilerde aktarılabilir:

• Yurt içi aktarımlar: Türk Telekom / Vodafone / Verimor gibi yerel telekom altyapı sağlayıcıları, KCA Teknoloji'nin yasal danışmanları (KVKK uyum), bağımsız denetim firmaları, vergi danışmanları.
• Yurt dışı aktarımlar: Sesli asistan teknoloji sağlayıcısı (ABD merkezli ElevenLabs, Inc. ve Anthropic, PBC) işleyen sıfatıyla görev yapmaktadır. Bu aktarımlar, 10 Temmuz 2024 tarihli "Yurt Dışına Aktarım Yönetmeliği" çerçevesinde imzalanmış Standart Sözleşmeler üzerinden yapılır ve KVKK'ya bildirim yükümlülüğümüz 5 iş günü içinde yerine getirilir. CRM, e-posta ve bildirim hizmetleri için kullanılan SaaS sağlayıcılar (Notion, Google Workspace, Telegram) aynı çerçevede değerlendirilir.
• Yetkili kamu kurumları: Yargı, KVKK, BTK, İYS, vergi idaresi gibi yetkili mercilerin yazılı talebi halinde yasal yükümlülüğümüz çerçevesinde paylaşılır.

07Saklama süreleri

Veri türü	Saklama süresi
Ses kayıtları	12 ay, sonra otomatik silinir
Arama transkriptleri	24 ay (denetim izi için)
İletişim verileri (telefon, e-posta)	Aktif görüşme sürecinde + 24 ay; opt-out durumunda kalıcı olarak opt-out listesinde saklanır
İYS opt-out kayıtları	Mevzuat gereği kalıcı
Firmografi bilgisi (kamuya açık)	İş ilişkisi süresince ve sonrasında 10 yıl (TBK 146)

08Toplama yöntemleri

• Kamuya açık kaynaklar: MERSİS, Ticaret Sicil Gazetesi, şirket web siteleri, BIST KAP, sektörel dernek üye listeleri.
• Sizden doğrudan: Outbound aramalarımız sırasında paylaştığınız bilgiler, web sitemizden gönderdiğiniz mesajlar (info@datacleand.com).
• Üçüncü taraf veritabanları: B2B veri sağlayıcılar (ZoomInfo, Apollo, vb.) — yalnızca kamuya açık ya da meşru menfaat dayanağıyla edinilen veriler.

09İlgili kişinin hakları (KVKK Madde 11)

KVKK Madde 11 kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenen kişisel verileriniz hakkında bilgi talep etme,
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş ise düzeltilmesini isteme,
• KVKK Madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemler ile analiz edilerek aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramışsanız zararın giderilmesini talep etme.

10Haklarınızı nasıl kullanırsınız

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için aşağıdaki kanallardan bize ulaşabilirsiniz:

• E-posta: info@datacleand.com (konu: "KVKK Bilgi Talebi")
• Posta: [Tescilli iş adresi]
• KEP: [KEP adresi — kayıt sonrası eklenecek]

Başvurularınız Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

11Şikayet hakkı

Başvurunuza verilen yanıttan tatmin olmamanız veya başvurunuza 30 gün içinde cevap verilmemesi durumunda, KVKK'ya şikayette bulunma hakkınız vardır:

• Kişisel Verileri Koruma Kurumu — kvkk.gov.tr

How we process your personal data

Under Article 10 of Turkey's Personal Data Protection Law No. 6698 ("KVKK"), datacleand provides this notice to explain how we process your personal data, the legal bases we rely on, who we share data with, and the rights you have.

01Data controller identity

The legal entity acting as data controller: KCA TEKNOLOJİ A.Ş. ("datacleand").

• Trade name: KCA Teknoloji Anonim Şirketi
• MERSİS No: [MERSİS number — to be added after KCA name change finalizes]
• Registered address: [Registered address — Istanbul]
• Contact: info@datacleand.com

02Personal data we process

In our outreach and pre-qualification contact with you, we process:

• Identity and contact data: name, role/title, company name, phone number, email address.
• Communication content: call recordings (mp3/wav), call transcripts, WhatsApp message content, email correspondence.
• Interaction metadata: call date/time, call duration, callback timestamps, conversation outcomes (qualified / not interested / opt-out etc.).
• Firmographic data about your company: sector, employee count, region of operation, business information from public sources (MERSİS, trade registry gazette, public website).

We do not process sensitive personal data (health, biometric, religious beliefs etc.) without your explicit consent. We do not perform speaker recognition or voice cloning on your call audio.

03Purposes of processing

• B2B commercial contact with you and pre-qualification conversations about our data licensing program,
• Assessing your interest and routing qualified prospects to a human meeting with Batuhan Keleş,
• Following your preference: re-contacting you, or removing you from our contact lists,
• Managing İYS (Commercial Electronic Communications System) opt-out records and meeting our statutory reporting obligations,
• Fulfilling our KVKK and other applicable legal obligations (audit trail, defense of legal disputes etc.).

04Legal bases

We rely on the following KVKK Art. 5/2 grounds:

• 5/2-f — Legitimate interest: B2B commercial pre-qualification activity carried out without harming your fundamental rights and freedoms. Contact with registered merchants (tacir/esnaf) does not require prior consent under İYS Yönetmeliği 6/2 exemption; however, any opt-out request you make is processed within 3 business days.
• 5/2-c — Performance of contract: Where we have a contractual relationship with you, processing to fulfill contractual obligations.
• 5/2-ç — Legal obligation: İYS reporting, tax legislation, commercial bookkeeping etc.
• 5/1 — Explicit consent: We obtain your explicit consent before processing sensitive personal data or where none of the above apply.

05Use of AI-assisted voice agent

Some outbound calls are conducted by an AI-assisted voice agent. In these cases:

• The voice agent explicitly discloses at the start of the call that it is an AI agent.
• The conversation is recorded and processed under KVKK.
• If you request that we not continue, the call ends immediately and your phone number is added to our opt-out list.
• Answers given by the AI system should not be interpreted as binding commitments; pricing, contract terms, and formal commitments are made by a human (Batuhan Keleş).

This approach aligns with the transparency principle in the KVKK's 24 November 2025 Generative AI and Personal Data Protection Guide.

06Transfers

• Domestic transfers: Local telecom infrastructure providers (Türk Telekom / Vodafone / Verimor), KCA Teknoloji's legal counsel (KVKK compliance), independent auditors, tax advisors.
• Cross-border transfers: Voice agent technology providers (US-based ElevenLabs, Inc. and Anthropic, PBC) act as processors. These transfers are carried out under Standard Contracts ("Standart Sözleşmeler") signed in accordance with the 10 July 2024 Cross-Border Transfer Regulation; notification to KVKK is filed within 5 business days. SaaS providers used for CRM, email, and notifications (Notion, Google Workspace, Telegram) are governed by the same framework.
• Competent public authorities: Judiciary, KVKK, BTK, İYS, tax administration etc. — shared on written request within our legal obligations.

07Retention periods

Data type	Retention period
Call recordings	12 months, auto-deleted
Call transcripts	24 months (for audit trail)
Contact data (phone, email)	Duration of active engagement + 24 months; permanently retained in opt-out list if you've opted out
İYS opt-out records	Permanent (statutory)
Public firmographic data	Duration of business relationship + 10 years (TBK 146)

08Collection methods

• Public sources: MERSİS, Trade Registry Gazette, company websites, BIST KAP, sector association member directories.
• Directly from you: Information you share during our outbound calls, messages you send via our website (info@datacleand.com).
• Third-party databases: B2B data providers (ZoomInfo, Apollo etc.) — public data or data obtained on legitimate interest basis only.

09Your rights (KVKK Article 11)

Under KVKK Art. 11, you have the right to:

• Learn whether your personal data is being processed,
• Request information about your processed personal data,
• Learn the purpose of processing and whether data is used in accordance with that purpose,
• Know the third parties to whom your data has been transferred domestically or abroad,
• Request correction if data is incomplete or inaccurate,
• Request deletion or destruction under the conditions in KVKK Art. 7,
• Request notification to third parties to whom data has been transferred,
• Object to any adverse outcome resulting from automated analysis,
• Claim compensation for damages arising from unlawful processing.

10How to exercise your rights

To exercise the rights above, contact us through:

• Email: info@datacleand.com (subject: "KVKK Information Request")
• Mail: [Registered address]
• KEP: [KEP address — to be added after registration]

Requests are processed within 30 days at most, per the Communiqué on Procedures and Principles of Application to Data Controller.

11Right to complain

If you are not satisfied with our response or do not receive a reply within 30 days, you have the right to file a complaint with KVKK:

• Turkish Data Protection Authority — kvkk.gov.tr